Apakah saat ini Anda sedang mempertimbangkan opsi untuk menggunakan fasilitas penyimpanan dokumen? Kalau iya, tentu Anda juga perlu mengetahui apa saja keuntungan atau manfaat yang dapat Anda rasakan dengan menggunakan layanan yang satu ini.
Akan tetapi, pertama Anda perlu ketahui dulu bahwa penyimpanan dokumen bisa jadi berupa arsip atau back-up. Keduanya merupakan hal yang berbeda: penyimpanan arsip dilakukan untuk dokumen yang sudah tidak aktif, sedangkan back-up merupakan salinan dokumen aktif yang digunakan dalam operasional sehari-hari.
Jasa Penyimpanan Dokumen
Oleh karena itulah layanan fasilitas penyimpanan dokumen merujuk pada penyimpanan arsip, di mana dokumen asli disimpan untuk berjaga-jaga kalau nanti dokumen tersebut dibutuhkan karena alasan tertentu. Dan dengan menggunakan layanan penyimpanan dokumen, Anda bisa rasakan berbagai keuntungan dibandingkan dengan jika Anda menyimpan arsip di kawasan kantor.
Manfaat Jasa Penyimpanan Arsip
Arsip fisik biasanya disimpan di dalam box dokumen, yang jelas bisa memakan banyak tempat jika disimpan di dalam kantor, terlebih untuk perusahaan dengan skala yang lebih besar. Berikut ini beberapa manfaat yang dapat Anda nikmati dengan menggunakan layanan penyimpanan dokumen.
- Penyimpanan arsip tanpa memenuhi isi kantor.
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, layanan penyimpanan dokumen memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip di luar kantor. Artinya, ruangan kantor ataupun gudang bisa dimaksimalkan untuk kebutuhan lain, terutama jika perusahaan Anda masih berskala kecil dengan area kantor yang masih terbatas.
- Arsip tersimpan di lokasi yang aman.
Sejauh ini, bagaimana Anda maupun tim menyimpan berbagai arsip penting yang sekiranya masih dibutuhkan? Dan apakah ruang tempat penyimpanan arsip saat ini terlindungi dari berbagai risiko seperti pencurian, penyusup, hingga bencana alam? Kalau belum, layanan penyimpanan dokumen menawarkan ruang penyimpanan yang jauh lebih aman dan terjamin sesuai dengan kebutuhan penyimpanan arsip penting.
- Keamanan arsip terjamin.
Bicara soal kerusakan arsip, salah satu risiko utama yang mengancam arsip fisik adalah kerusakan atau kehilangan karena kebakaran. Mengingat bahwa arsip masih terbilang penting dan diperlukan, layanan penyimpanan dokumen menjamin keamanannya termasuk dari risiko karena kebakaran.
- Mempermudah perusahaan dalam menarik dokumen penting yang dibutuhkan.
Meskipun arsip nantinya akan disimpan di lokasi terpisah dari perusahaan dan berada di bawah pengelolaan pihak ketiga, bukan berarti Anda akan kesulitan mengaksesnya. Soalnya, Anda tetap akan bisa mengakses berbagai arsip yang dibutuhkan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan. Dan tentunya layanan penyimpanan dokumen juga hanya akan memberikan otorisasi kepada Anda ataupun karyawan lain yang sudah ditetapkan pada saat awal perjanjian.
Secara garis besar, itulah 4 manfaat utama menggunakan fasilitas penyimpanan dokumen dan arsip bagi perusahaan. Bagaimana, apakah informasi di atas membantu Anda memutuskan untuk menggunakan layanan ini?
