Jika Anda sedang mencari solusi penyimpanan arsip dokumen yang terjamin keamanan hingga kepatuhan terhadap regulasinya, jasa gudang dokumen arsip terpercaya bisa jadi solusi yang tepat untuk kebutuhan Anda. Ditambah lagi, penggunaan jasa gudang dokumen juga bisa bantu Anda menghemat ruang dibandingkan dengan penyimpanan di kantor (in-house).
Secara garis besar, jasa gudang arsip memang menawarkan lebih banyak kelebihan dibandingkan dengan penyimpanan dokumen in-house. Kalau begitu, apa saja ya kelebihannya? Simak daftar dan penjelasannya berikut ini dan selamat membaca!
jasa gudang dokumen arsip
Kebijakan Keamanan yang Lebih Ketat
Dengan adanya dukungan fasilitas yang lebih canggih, jasa gudang arsip bisa memastikan bahwa keamanan dokumen dan pembatasan akses terhadap arsip jauh lebih terjaga.
Coba bayangkan jika perusahaan Anda harus mengimplementasikan sistem keamanan dokumen seperti verifikasi ganda atau teknologi lain, yang pasti makan biaya besar. Oleh karena itu, layanan gudang arsip lebih mampu menjamin tingkat keamanan yang lebih tinggi untuk mencegah penyusup mengakses arsip penting bisnis Anda.
Layanan yang Lebih Andal
Proses monitoring arsip sebenarnya merupakan aktivitas yang makan waktu dan tenaga besar. Apabila tidak dicek secara rutin, ruang penyimpanan bisa jadi berantakan dan dokumen-dokumen Anda lebih berisiko rusak karena faktor kondisi ruangan ataupun faktor-faktor lainnya. Sementara itu, kondisi perusahaan bisa jadi tidak memungkinkan Anda untuk merekrut staf khusus untuk pengarsipan.
Lain halnya jika Anda menggunakan jasa gudang dokumen arsip dengan staf terlatih dan berpengalaman yang benar-benar fokus untuk mengawasi arsip dokumen Anda. Tak hanya itu saja, dokumen-dokumen penting Anda juga pasti mendapatkan treatment khusus yang semestinya untuk memastikan pengarsipan yang rapi hingga kondisi arsip yang tetap terawat.
Cegah Kerusakan Dokumen
Di samping faktor lingkungan, risiko kerusakan dokumen juga bisa ditimbulkan oleh hal-hal tak terduga lainnya seperti bencana alam — contoh: banjir dan kebakaran. Tak hanya itu saja, masih ada risiko kerusakan tak terduga lainnya karena faktor human error, yang bahkan jadi penyebab utama penghancuran dokumen secara tak disengaja.
Oleh karena itu, jasa gudang dokumen sebenarnya juga bisa jadi lokasi penyimpanan backup dokumen penting Anda, baik ketika Anda juga menerapkan sistem pengarsipan dokumen in-house maupun out-house. Dengan begitu, jika terjadi kerusakan yang tak diduga pada pada dokumen-dokumen penting bisnis, Anda tak perlu khawatir karena masih ada backup yang disimpan dengan aman.
Kepatuhan terhadap Regulasi
Seperti yang mungkin sudah Anda ketahui, ada peraturan atau regulasi penting yang memang mengatur soal pengarsipan dokumen. Oleh karena itu, penyimpanan data penting perusahaan idealnya dilakukan bukan sekadar untuk tujuan pengarsipan saja, tapi juga untuk mematuhi regulasi yang berlaku.
Untungnya, jasa gudang dokumen arsip bisa jadi solusi yang menjamin bahwa regulasi soal pengarsipan telah diterapkan. Dengan begitu, Anda tak perlu lagi repot-repot memastikan apakah regulasi yang berlaku sudah diterapkan atau belum.
Bagi Anda yang sedang mempertimbangkan penggunaan jasa gudang dokumen arsip, Anda bisa mencoba Crown Records Management yang sudah berpengalaman dalam bidang ini selama bertahun-tahun.
Sumber:
https://www.cas.ltd/blog/why-is-offsite-document-storage-better-than-in-house-archiving
